Kosten besparen door BYOD

Ja, dit is goed mogelijk. Zeker als je inspeelt op het potentieel van marketing en informeren van prospects, klanten en bezoekers.

Nee, als je probeert mee te liften op een hype waarvan nu (anno mei 2017) duidelijk is geworden dat eigen medewerkers van informatie met gebruik making van hun eigen apparaat toch wel een beetje overdone is.

Een trend die waarneembaar is en waar de leveranciersmarkt natuurlijk van harte op inspringt, is dat iedereen tegenwoordig wel een eigen laptop, tablet of Smartphone heeft. De werknemers zijn hieraan gehecht en zullen hier netjes op passen. Waarom niet via een uitbreiding (zoals een App of iets dergelijks) dit apparaat tijdelijk en beveiligd opnemen in de communicatie-infrastructuur van de organisatie? De Smartphones en laptops hebben immers al verschillende netwerkverbindingen aan boord zoals: GSM / 3G, 4G, Wireless, NFC en Bluetooth.

De leveranciers van management tools promoten deze hype met als belangrijk argument dat organisaties geen investeringen (of minder) moeten doen in eindgebruikersapparatuur. Zij verkopen beheer oplossingen.

Dit BYOD verhaal heeft natuurlijk verschillende kanten.

1. Eigen medewerkers in een organisatie.
2. Bezoekers van, . . .

Note: BYOD heeft wel grote voordelen voor organisaties die (tijdelijk veel) publieke (of geregistreerde) bezoekers krijgen (denk hierbij aan musea, ziekenhuizen, congressen e.d.). Een App bied dan veel mogelijkheden voor informatie (op maat) en een persoonljjke belevenis. 

Voorbeeld BYOD: Een van de mooiste musea in Nederland (als je van schilderijen houdt is het Mauritshuis) biedt een bijzonder concept van BYOD. Gewoon de app downloaden en het versterkt de belevenis van alle schilderijen. 

Kostenbesparingen door toepasing va BYOD wordt door vele leveranciers gepromoot maar de organisatorische impact alsmede de technische voorwaarden dienen goed bekeken te worden.

Wat zijn de werkelijke voordelen van BYOD, kostenbesparingen?

Deze zijn ons nog niet echt aantoonbaar bekend en zitten waarschijnlijk in de sfeer van tevredenheid en productiviteit van de werknemers. Zij hebben immers keuzevrijheid (kleur, grootte, enz) en dit schept hetzelfde effect als de keuze van een leaseauto die men bij een dealer kan uitzoeken voor een bepaald bedrag. Het schept een binding. De productiviteit is lastig te meten maar het lijkt plausibel dat een poweruser die gebruikt maakt van zijn eigen apparaat effectiever is. Privé gebruikt hij het apparaat en kent het van haver tot gort. Zakelijk werpt dit dus wel vruchten af. 

Er zijn natuurlijk enorm veel tussenvormen te bedenken die zitten tussen een volledige vrijheid (iedereen zijn eigen apparaat) en het andere uiterste: iedereen zit vast aan die saaie computer van het kantoor. Die saaie kantoor computer draait overigens nog steeds op Windows 7 met beperke applicaties en is super sloom. Thuis draai ik alles sneller met mijn 64 bit Windows 10 systeem,  mijn iPad of Android tablet.

Voordelen BYOD

De voordelen van BYOD komen naar voren in organisaties waar beveiliging minder strikt is (zoals musea, universiteiten en scholen). Iedere student heeft een tablet, laptop en smartphone. Uitwisseling en toegankelijkheid van informatie is belangrijk. Een goede draadloze infrastructuur is voorwaarde.

Organisaties die het al helemaal voor elkaar hebben (applicatie virtualisatie, infrastructuur, VDI, enz.) kunnen zeker een stap maken naar BYOD. De voorwaarden dienen dus wel ingevuld te zijn alsmede de noodzakelijke aanpassingen op het gebied van beveiliging en organisatie.

De nadelen van BYOD

Bij een eerste kijk op de situatie blijken er nogal wat nadelen (lastige vragen) aan BYOD te kleven. Dit zijn:

1. Wie is eigennaar van het apparaat?
2. Wie is eigenaar van de data die op het apparaat staat?
3. De gebruiker wil vrijheid en de organisatie wil controle, dit resulteert in discussies.
4. Hoe gaat het bedrijf om met de privacy van gegevens die op een apparaat van de medewerker staat?
5. Hoe zorgt een bedrijf dat geen informatie lekt naar het apparaat van de medewerker?
6. Hoe gaat de helpdesk al deze apparaten ondersteunen?
7. Wat zijn de kosten om de zogeheten legacy applicaties aan te passen zodat zij opengesteld kunnen worden voor any device (BYOD)?

Dit zijn slechts een paar vragen die beantwoord moeten worden alvorens men BYOD gaat faciliteren.

Waar zit de winst voor BYOD leveranciers?

Het wordt voor organisaties (o.a. de IT en security manager) niet eenvoudiger als zij mee moeten gaan in de hype van BYOD. Een herinrichting van de organisatie, een hoogwaardige WLAN infrastructuur, het beheer en de beveiliging worden dan bijzonder belangrijke aspecten. Hier zitten dus de aanknopingspunten voor de verkoop:

1. Mobile Device Management Tools / systems.
2. Een hoogwaardige draadloze netwerk infrastructuur (WLAN).
3. Beveiligingsproducten.
4. Nieuwe beveiligings applicaties.
5. Licenties.

Een organisatie zal waarschijnlijk meer moeten investeren (en kosten moeten maken) om BYOD mogelijk te maken. De “soft credits” zitten in de vrijheid  die een gebruiker heeft door zijn eigen apparaat te kiezen en te gebruiken. Hiermee kan de loyaliteit worden vergroot. Dit zijn echter "soft credits" die niet hard te maken zijn. In Nederland ligt nog een andere kostenpost op de loer en dat is de fiscus. Hele ingewikkelde fiscale bijtellingen en voordeeltjes. Als u meer dan 25 uur per jaar met een computer van de zaak rijdt, dan volgt een bijtelling van 24%, tenzij u een minutenregistratie bijhoudt van wanneer u wat heeft gedaan en kunt aantonen dat u minder dan 25 uur per jaar privé heeft gereden met de computer van de zaak. Dit is min of meer ironisch bedoeld, maar het is niet uitgesloten dat de werkgever of werknemer hiermee te maken gaat krijgen. Het geeft de organisatorische rompslomp weer waarin men terecht zou kunnen komen.