Projectmanagement

Wat is een project ?

Projecten hebben altijd te maken met verandering. Deze verandering kan betrekking hebben op nieuwe functionaliteit of aanpassing van een bestaande situatie. Kenmerk is dat het project altijd een begin en een einde heeft. De mensinzet kan echter enorm variëren. Er zijn projecten van tientallen uren, maar er zijn er ook van tientallen miljoenen uren (duizenden manjaren).

De projectleider en zijn missie

De doelstelling van een project is altijd realisatie van de "gewenste veranderingen". Dit staat tussen haakjes omdat in de praktijk lang niet altijd vast staat wat deze veranderingen precies zijn. Is de gewenste verandering niet goed omschreven, dan dient de projectleider het kader vast te leggen volgens zijn eigen inzichten. Hierna dient met de betrokkenen overeenstemming te worden bereikt over het kader. Is dat eenmaal gebeurd dan kunnen de veranderingen gecontroleerd worden uitgevoerd. Dit is de belangrijkste taak van een projectleider: het gecontroleerd invoeren van de gewenste verandering(en).

Het leven van een project

Een project ontstaat veelal uit een behoefte om iets te optimaliseren of te veranderen. In deze fase is het belangrijk om een sponsor te vinden voor het project. In dit prille begin kan het zoeken en definiëren van de gewenste veranderingen worden versneld door gebruik te maken van (externe) consultants. Globaal bestaat een project uit zeven fasen:

1. Analyse en formulering van het probleem, de definitiefase
2. Onderzoeken en formuleren van oplossingen
3. Uitwerken van de beste oplossing (functionele specificatie)
4. Ontwerp
5. Realisatie (incl. testen en aanpassen)
6. Overdracht gebruikers en beheer
7. Evaluatie van het project

In elke fase wordt het globale stappenplan aangepast en het detail stappenplan voor de volgende fase opgesteld.

Successfactoren

Het succes van een project hangt af van een groot aantal interne en externe parameters. Enkele daarvan zijn: betrokkenheid van de gebruikers, betrokkenheid van de beheer- of supportorganisatie, documentatie, communicatie, besluitvorming, betrokkenheid van het management, aankoop van IT, risicoinventarisatie, risicobeperkende maatregelen, goede afbakening van het project, formeren van het projectteam en de beschikbaarheid van gekwalificeerde projectmedewerkers.

De succesfactoren vormen tevens de afbreukrisico's in het totale project. Een projectleider dient dus voortdurend op zijn hoede te zijn.

Besluitvorming en acceptatie

Bij projecten heeft men vaak te maken met meerdere partijen. Elke partij heeft zijn "eigen" belangen. Een goede besluitvorming speelt een cruciale belangrijke rol in de projectvoortgang. Niet altijd is "het beoogde resultaat" hetgeen de gebruikers verwachten. Indien zij een andere perceptie hebben, dan heeft dat gevolgen voor de projectvoortgang en de acceptatie.

Aankoop IT

Binnen een project komt het veelvuldig voor dat diensten en systemen ingekocht moeten worden. Zij vormen een omvangrijk deel van het totale project. De aankoop van IT verdient dan ook speciale aandacht.

Projectmanagement methodieken

Er zijn verschillende cursussen en methodieken die projectleiders een eind op weg kunnen helpen om projecten te structureren. Afhankelijk van de grootte van het project zal dit worden opgedeeld in één of meer deelprojecten. Onze Engelse taalgenoten spreken van Work Breakdown Structure (WBS). Uitgangspunt bij de uitvoering van het project is controle. Controle over de doorlooptijd, kosten en afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke eisen en wensen. Tijdens de uitvoering van een project komt het veelvuldig voor dat de eisen en wensen worden bijgesteld. Hier dient pragmatisch mee te worden omgegaan. Verliest men hierover de controle, dan begeeft men zich op glad ijs. Ondanks de vele methoden en technieken blijft er eentje bovenaan staan. Dit is de methode volgens KISS:  Keep ICT Simple Stupid.

Slecht nieuws

Bij projecten gaat men er eigenlijk van uit dat deze altijd succesvol worden afgesloten. Het kost misschien een beetje meer tijd en geld maar uiteindelijk werkt alles. Deze vasthoudendheid kan erg kostbaar worden . . . . . en zelfs leiden tot faillissementen. Projectleiders zullen dan ook tijdig het slechte nieuws moeten vertellen als een project niet haalbaar blijkt te zijn.

Gerelateerde links projectmanagement

  1. Interim management ICT
  2. Cursus projectmanagement

Diensten Abraxax

Abraxax ondersteunt organisaties bij de diverse stadia van een project. Wij kunnen u o.a. voorzien van een training projectmatig werken, borging van change management binnen uw organisatie en de inzet van projectleiders op projectbasis. Ook bieden wij coaching en sparring partners aan voor uw (toekomstige) projectleiders. Veel projectleiders hebben behoefte aan een sparring partner zodat ze hun ideeën en plannen kunnen toetsen. U kunt hierbij denken aan één dag op afroep. De kosten blijven hierdoor beperkt.