Fax server

De centrale netwerk FAXserver,  FAXarchivering - een overzicht

Kostenbesparingen en efficiencyverbetering. Dit artikel is getagd (gelabeld) in de categorie: Productivity

U verkrijgt een enorme kostenbesparing en tijdwinst door toepassing van een centrale fax server met fax archivering. De traditionele fax wordt echter nog steeds gebruikt. U kent de bekende rompslompprocedure.

De oude fax valt in de categorie: "Kent u deze nog". Toch wordt hij ongemerkt nog veel gebruikt door organisaties omdat zij gewoon niet beter weten en het gemak van even een documentje faxen (bestelling, recept, vrachtbrief, enz.), toch wel handig is. Er zijn inmiddels toch behoorlijk wat alternatieve op de markt die het ontvangen, versturen en doorsturen van faxen heel eenvoudig maakt.

Archivering en terugvinden van FAXberichten

De traditionele faxmethode biedt onvoldoende mogelijkheden voor archivering van binnenkomende en verzonden faxen. Het terugzoeken is uitermate problematisch (wie heeft de faxmap en daarna het doorbladeren van een groot aantal faxen).

Rompslomp en beveiligingsproblemen

Naast de rompslomp van het ontvangen en versturen van faxen zit u vaak ook met een beveiliging- en archiveringsprobleem. Vertrouwelijke faxen komen toevallig onder ogen van onbevoegden, documenten worden gekopieerd of raken zoek. In de fax archivering wordt overigens niet opgenomen het werkelijke faxnummer van de verzender. Deze informatie is wel met een fax server te archiveren en biedt juridisch bewijsmateriaal.

Distributie van documenten / mailingen per fax

Een fax server kan eenvoudig worden ingezet om een groot aantal personen / organisaties te voorzien van een fax.

Ontvangen van faxen per e-mail (fax to email / fax2email)

Een centrale fax server biedt de mogelijkheid faxnummers te koppelen aan een e-mailadres. U ontvangt de faxen per e-mail en u kunt ze direct doorsturen naar andere personen. Heeft u voldoende telefoonnummers, dan kunt u in principe iedere werknemer een eigen faxnummer geven.

Versturen  van faxen (email to fax / email2fax)

Faxen kunnen direct worden verstuurd vanaf de PC. Elk document kan direct worden verstuurd als fax. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de informatie opgeslagen in outlook (adresboek).

Toepassingsgebieden FAXserver

De fax server biedt in verschillende delen van de organisatie kostenbesparingen en tijdwinst:

1. Inkoop
2. Verkoop en marketing
3. Juridisch
4. Boekhouding / accounting
5. Shared Service Centers

Uitvoeringen fax server

Er zijn drie typen netwerk fax servers die toegepast kunnen worden:

1. Eenvoudige FaxServer op uw locatie (1 lijn, vanaf 465 euro)
2. Eigen netwerk fax server zonder integratie (gebruik) van Microsoft AD. Dit is een hardware appliance met een aankoop vanaf circa 1.800 euro.
3. Eigen netwerk fax server met integratie van Microsoft AD
4. Hosted oplossing (dit is de goedkoopste oplossing)

FAX rompslomp procedure

1. Document printen
2. Van de printer halen (printerpapier op, toner leeg, paperjam)
3. Naar de fax lopen (wachten tot hij vrij is)
4. Document in de fax plaatsen
5. Nummer intikken
6. Wachten op verzending (andere fax is busy)
7. Verzendrapport uitprinten (papierrol op)
8. Print + rapport samenvoegen en opbergen in een map

Klinkt dit bekend in de oren en faxt uw organisatie veel? Dan is een kostenbesparing en tijdwinst snel gerealiseerd.

Diverse netwerk fax oplossingen beschikbaar

Zoals u zult begrijpen: er zijn diverse netwerk faxserver systemen beschikbaar. Neem contact met ons op voor een indicatie van de kosten of nadere informatie. In onze webshop vindt u ook een aantal basisuitvoeringen