Sleutelbeheer en sleutelplan

Sleutelbeheer en sleutelplan horen bij elkaar als een eenheid. Goede sloten (*1) hebben geen nut als er geen goed sleutelplan en sleutelbeheer aanwezig is.

In dit artikel de mogelijkheden om de totale kosten van de fysieke beveiliging (en het beheer hiervan) te verlagen.

De balans tussen veiligheid (beveiliging), kosten, beheer en serviceniveau is voor veel facilitaire afdelingen, organisaties met veel locaties en VVE’s een uitdaging. De kosten van sleutelbeheer en de beveiliging is altijd in competitie met elkaar. Het kan slimmer, voordeliger en eenvoudiger maar hier dient wel goed over te worden nagedacht. Gelukkig worden we hier een stukje op weg geholpen door de informatietechnologie.

Het motto is: Een goed (beheer)plan versterkt een goed slot, een goed slot zonder sleutelbeheer en sleutelplan is gedegradeerd tot een slecht slot

Introductie Sleutelbeheer en Sleutelplan

Een Vereniging van Eigenaren (VVE) of facilitaire afdeling heeft bij een pand, meerdere panden (gebouwen) of onbemande locaties te maken met sleutelbeheer en het verlenen van toegang tot privé, algemene en centrale (service)ruimten. De toegang dient uitsluitend te worden verleend aan rechtmatige personen. Toegang wordt hierbij verleend op tijdelijke basis (denk aan een servicemonteur), voor de looptijd van een contract (huurder, leverancier) of een tijdelijke gebruiker. Een goed sleutelplan waarborgt de bescherming van eigendommen en informatie.

De vragen bij de opzet van een goed sleutelplan zijn:

1. Wie heeft welke sleutels?
2. Tot welke ruimten geeft deze sleutel toegang?
3. Bij beëindiging van een contract (huurder of leverancier), is de sleutel teruggegeven?
4. Kan een sleutel (eenvoudig) worden gekopieerd?
5. Is er melding gemaakt van verlies of diefstal (en hoe wordt hiermee omgegaan)?
6. Hoe kan eenvoudig tijdelijke toegang worden verleend tot één of meer ruimten (voor o.a. onderhoud)?
7. Hoe kunnen de kosten van vervanging (sloten en sleutels) worden beperkt?

Feit: Een goed slot met een goede beveiliging en een beveiligingsplan is vaak de “slechte sluitpost” op een begroting. Er staan vele waardevolle eigendommen opgeslagen maar een slot met een goed sleutelplan mag vaak niets kosten. 
Motto: Wij verzorgen voor u de “beste sluitpost op uw begroting”.

Een goed sluitsysteem, een systeem dat ervoor zorgt dat alle ruimten eenvoudig en (kosten)effectief kunnen worden afgesloten is vaak een grote uitdaging. Een sluitsysteem dient ook beheerd te worden waarbij onder andere sleuteluitgifte en sleutelinname (als het kan waterdicht) worden geregeld. Een goedkoper sluitsysteem zal in de praktijk meer operationele kosten met zich meebrengen. 

TIP: Als er meerdere sleutels zijn waarbij enkele sleutels incidenteel worden gebruikt, dan is het lastig om tijdig te constateren dat deze sleutel is gestolen of verloren is geraakt. Het lijkt verstandig om één sleutel uit te geven die verschillende rechten heeft. Een van de rechten betreft onder andere regelmatige toegang tot een ruimte of vertrek. Verlies of diefstal van deze sleutel wordt dan vaak direct opgemerkt. Het lijkt dus verstandig om deze toegang te koppelen aan de andere sleutels die toegang geven tot ruimten die minder vaak worden gebruikt. Dit is alleen mogelijk als gebruik wordt gemaakt van moderne elektronische sleutels en sloten.
De twee extremen: Er zijn leveranciers die goedkope oplossingen bieden en aan de andere kant leveranciers die een bijzonder uitgebreid systeem bieden die vaak alles kan wat wordt gevraagd. Het is duidelijk dat dit laatste systeem ook veel duurder zal zijn. Een keuze tussen twee systemen is in feite geen goede keuze, <lees verder>

Een goed sluitsysteem met sleutelbeheer is vaak een balans (afweging) tussen kosten, veiligheid en operationeel beheer. Dat wil niet zeggen dat er voor één systeem gekozen moet worden. De implementatie kan ook hybride zijn waar verschillende systemen worden gecombineerd tot één goede en beheersbare oplossing. Als men gaat kijken naar operationeel beheer, dan is dit de grootste kostenpost (over een periode van 10 jaar). Als men hier te licht over denkt, dan wil dat zeggen dat er geen of onvoldoende operationeel beheer is. Dit houdt dan weer in dat hierbij de veiligheid onherroepelijk wordt aangetast.

Een VVE of facilitaire afdeling die goedkope sleutels toepast die eenvoudig gekopieerd kunnen worden loopt een hoger risico. De eerste stap om het veiligheidsniveau te verhogen is om gebruik te maken van gecertificeerde sloten en sleutels. Deze zijn duurder, de kosten van het vervangen van sleutels en sloten is hierdoor ook hoger en mogelijk complexer omdat naast de sleutel ook het certificaat moet worden beheerd.
De service richting gebruikers en beheerkosten van een sluitplan kunnen behoorlijk worden beperkt door selectief gebruik te maken van elektronische sleutels. Dit wordt onder andere mogelijk door tijdelijke sleutels elektronisch uit te geven voor bijvoorbeeld een servicemonteur.

Stappenplan voor sleutelbeheer en sleutelplan

Als eerste dient de huidige situatie te worden bekeken en het gewenste beveiligingsniveau. De mogelik gebruikers dienen in kaar te worden gebracht. Op basis hiervan kan een sluitplan worden opgesteld. Het beheerplan is een aander verhaal. Er dient te worden nagedacht over sleutel uitgifte en inname. Indien sleutelbeheer niet goed wordt gedaan, dan heeft dit onherroepelijk gevolgen voor de beveiliging. Ook de kosten van beheer dienen niet onderschat te worden.

Elektronische sleutels

Elektronische sleutels (onder andere een token, druppeltje, kaart of mobiele telefoon) zijn altijd gekoppeld aan een elektronisch slot. Een elektronisch slot bestaat hierbij altijd uit een mechanisch en elektronisch deel.

Mechanische sleutels

Mechanische sleutels zijn er in vele varianten. Grofweg vallen deze uiteen in twee categorieën: eenvoudige sleutels (die gekopieerd kunnen worden bij de sleutelmaker) en gecertificeerde sleutels. Ook bij de gecertificeerde sleutels is het oppassen geblazen omdat veel systemen ondanks het feit dat er wordt beweerd dat het een gecertificeerde sleutel is met certificaat, deze toch eenvoudig kan worden gekopieerd.

Elektronische sloten

Er zijn twee typen elektronische sloten (eigenlijk systemen): Online en offline. Deze sloten zijn altijd gekoppeld aan een mechanisch gedeelte.
Meer weten over een modern sluitsysteem dat past binnen het beveiligingsbeleid en volledig AVG-compliant is? Neem dan contact met ons op. 

Mechanische sloten en het beslag

U kent deze sloten wel, dit zijn de sloten op uw voordeur, achterdeur of een hangslot.  Zij bestaan uit een kern die kan worden aangesproken door een mechanische sleutel. Hier zijn diverse kwalificaties om het de koper eenvoudiger te maken. Dit zijn onder andere SKG (een, twee en drie sterren), het politiekeurmerk veilig wonen en vele anderen. Een onderdeel die hoort bij de fysieke beveiliging is het zogeheten beslag. Het beslag is een extra versteviging die de cilinder beschermt zodat deze niet eenvoudig toegankelijk is.

Advies

Voor grotere VVE’s en facilitaire afdelingen is het raadzaam om de ontwikkelingen goed te volgen en zich periodiek te laten informeren omtrent de (on)mogelijkheden. Een kosteneffectief sluitsysteem met eenvoudig beheer (o.a. het sleutelplan) is veel meer dan alleen de aankoopprijs van een set sleutels en sloten.
Door slim gebruik te maken van een combinatie bestaande uit goedkopere sloten (en sleutels), gecertificeerde sloten en sleutels aangevuld met elektronische sleutels en sloten is het mogelijk om een goede balans te verkrijgen tussen kosten, veiligheid, vrijheid en gewenste serviceniveau.

Sleutels en de relatie met het serviceniveau

Bij een storing dient een serviceorganisatie een servicemonteur uit te sturen. Dit gebeurt op verzoek van een beheerorganisatie. Hierbij heeft de serviceorganisatie toegang of tijdelijke toegang nodig tot een specifieke ruimte. Denk hierbij onder andere aan: verwarming, airconditioning, gasinstallaties, luchtbehandeling, elektra, enz. 
Als hierbij meerdere mensen betrokken zijn voor het verlenen van toegang, dan nemen de kosten toe en daarnaast laat de oplossing van het probleem langer op zicht wachten. De servicemonteur kan immers niet direct aan de slag.

Beveiliging van nul naar maximaal

Het is duidelijk dat de beveiliging uiteenloopt van zeg maar nul tot maximaal. Het niveau nul is een goedkoop slot dat eenvoudig kan worden gekopieerd of opengebroken. De andere kant is een slot dat nagenoeg niet kan worden opengebroken en waarbij de toegang elektronisch kan worden geregeld. Deze toegang is heel nauwkeurig in te stellen waarbij de toegang ook nog wordt geregistreerd.

Voorbeeld: Toegang alleen op werkdagen van 9:00 tot 12:00 voor geselecteerde personen. Indien toegang wordt verleend zal dit elektronisch worden vastgelegd: wie, wanneer (datum en tijd) en waar. Hiermee is vaak exact te traceren wie de veroorzaker is van een probleem of calamiteit.

Sloten en cilindersloten

Als we praten over sloten dan zijn het in feite altijd cilindersloten. Voor een goede beveiliging zijn de klassieke sloten al lang niet meer voldoende.

Meer weten over de mogelijkheden?

Neem contact met ons op.